Arauco optimiza la Gestión de Desvíos, Auditorías y Documentación con SoftExpert
Arauco optimiza la Gestión de Desvíos, Auditorías y Documentación con SoftExpert Forestal - Fabricación
Arauco es una de las empresas forestales más grandes del mundo, con presencia en más de 80 países. Se dedica a la producción de madera, celulosa y productos relacionados, siendo un actor clave en la industria forestal y de manufactura de madera. Arauco se caracteriza por su compromiso con la sustentabilidad, la calidad y la innovación. Además, la empresa busca constantemente mejorar sus procesos internos para garantizar productos de alta calidad y cumplir con las normativas internacionales.
Sector: Forestal – Fabricación
Website: https://arauco.com/argentina
Productos utilizados: SoftExpert Excellence Suite
Reducción del Tiempo de Resolución en un 50%
La automatización de desvíos y no conformidades agilizó la respuesta a problemas.
Optimización de la Gestión Documental
La centralización y control de versiones mejoraron el acceso y uso de la información.
Mejora en el Cumplimiento Normativo
Una gestión de auditorías eficiente fortaleció el cumplimiento de estándares internacionales.
Desafío Necesidad de Mejorar la Gestión de Desvíos, Documentos y Auditorías
A pesar de su posición de liderazgo, Arauco enfrentaba desafíos significativos en la gestión de desvíos y no conformidades, gestión documental y gestión de auditorías. Principalmente, los procesos se manejaban de manera manual y dispersa, lo que generaba ineficiencias, retrasos y aumentaba el riesgo de errores humanos.
Gestión de Desvíos y No Conformidades
El seguimiento y resolución de desvíos y no conformidades eran lentos y carecían de trazabilidad. Como resultado, se dificultaba la identificación de causas raíz y la implementación de acciones correctivas efectivas.
Gestión Documental
Los documentos críticos estaban almacenados en múltiples lugares, tanto físicos como digitales, lo que complicaba el acceso y control de versiones. Esto afectaba la capacidad de los empleados para encontrar información actualizada y cumplir con los requisitos normativos.
Gestión de Auditorías
La planificación y ejecución de auditorías internas y externas eran procesos laboriosos. Además, la falta de integración dificultaba el seguimiento de hallazgos y la implementación de mejoras.
En consecuencia, Arauco necesitaba una solución integral que le permitiera centralizar y automatizar estos procesos, mejorando la eficiencia operativa y garantizando el cumplimiento normativo.
Caso de Transformación Implementación de SoftExpert para Optimizar Procesos Clave
SoftMiners propuso la implementación de SoftExpert Suite, enfocándose en los módulos de Gestión de Desvíos y No Conformidades, Gestión Documental y Gestión de Auditorías. Esta solución integral permitió a Arauco abordar sus desafíos de manera eficiente y efectiva.
Gestión de Desvíos y No Conformidades
Con el módulo SoftExpert Problem, Arauco pudo automatizar el proceso de identificación, registro y seguimiento de desvíos y no conformidades. De esta manera, se estableció un flujo de trabajo estandarizado que facilitó la trazabilidad y la comunicación entre los equipos involucrados.
- Registro Centralizado: Todos los desvíos y no conformidades se registran en un sistema único, permitiendo un acceso fácil y seguro a la información.
- Análisis de Causa Raíz: La herramienta facilita la identificación de las causas raíz, ayudando a implementar acciones correctivas y preventivas efectivas.
- Seguimiento y Cierre: Se automatizaron las notificaciones y recordatorios, asegurando que los responsables tomen acción y cierren los casos en tiempo y forma.
Gestión Documental
Con SoftExpert Document, Arauco centralizó su gestión documental, asegurando que todos los documentos estén actualizados y sean accesibles para el personal autorizado.
- Control de Versiones: La solución garantiza que los usuarios accedan siempre a la versión más reciente de cada documento.
- Flujo de Aprobación: Se establecieron flujos de trabajo para la revisión y aprobación de documentos, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.
- Acceso Seguro: Se implementaron permisos y controles de acceso, asegurando que solo el personal autorizado pueda ver o editar documentos sensibles.
Gestión de Auditorías
El módulo SoftExpert Audit permitió a Arauco optimizar todo el ciclo de vida de las auditorías, desde la planificación hasta la ejecución y seguimiento de hallazgos.
- Planificación Eficiente: La herramienta facilita la programación de auditorías, asignando recursos y estableciendo calendarios claros.
- Ejecución y Registro: Los auditores pueden registrar hallazgos directamente en el sistema, adjuntando evidencias y comentarios.
- Seguimiento de Acciones Correctivas: Se integra con el módulo de desvíos y no conformidades, asegurando que los hallazgos se transformen en acciones concretas y se les dé seguimiento hasta su cierre.
“La implementación de SoftExpert ha sido un punto de inflexión para nosotros. Ahora podemos gestionar desvíos y no conformidades de manera más eficiente, lo que se traduce en productos de mayor calidad.”
Caso de resultados Mejora Significativa en Eficiencia y Cumplimiento
La implementación de SoftExpert Suite generó beneficios tangibles para Arauco:
- Reducción del Tiempo de Resolución en un 50%
Gracias a la automatización y estandarización de los procesos, el tiempo promedio para resolver desvíos y no conformidades se redujo a la mitad. Esto permitió una respuesta más rápida a los problemas y evitó impactos mayores en la producción.
- Optimización de la Gestión Documental
La centralización de documentos y el control de versiones eliminaron duplicidades y aseguraron que todos los empleados trabajaran con información actualizada. Además, se redujo el tiempo de búsqueda de documentos en un 40%, mejorando la productividad.
- Mejora en el Cumplimiento Normativo
Con una gestión de auditorías más eficiente y una mejor trazabilidad de las acciones correctivas, Arauco fortaleció su cumplimiento con normativas internacionales y estándares de calidad. Esto resultó en auditorías externas más fluidas y menos hallazgos críticos.
“La centralización de nuestra gestión documental ha mejorado enormemente la forma en que accedemos y controlamos la información. Esto ha sido clave para mantener la consistencia y el cumplimiento en todos nuestros procesos.”
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