La verificación de la documentación física, así como la digitalización de su contenido es una tarea repetitiva y rutinaria, que insume una gran cantidad de recursos y es una actividad que no aporta valor a las compañías.

Mediante la solución de digitalización y control de documentos, capture y digitalice los datos de su documentación física de manera automática, y verifique de manera automática la validez de los datos capturados.

• Monitoree el tratamiento de su documentación.
• Agilice el análisis de los datos: De acuerdo a la información capturada en el formulario electrónico, se determinará si el documento digitalizado requiere de un análisis más detallado. Y de acuerdo al tipo de documento cargado, el análisis recaerá en el área correspondiente.
• Estandarice los criterios de aceptación/rechazo de un documento.
• Simplfique la verificación de sus documentos: mediante la comparación automática de los datos digitalizados y los criterios de análisis de los datos del documento .
• Automatice la carga de los documentos recibidos por email, mediante el protocolo IMAP, o los documentos cargados en una determinada carpeta, mediante el protocolo FTP.
• Analice todos los datos generados, desde datos propios de los documentos, hasta aquellos generados durante el análisis de los mismos, con el objeto de obtener información de apoyo para la toma de decisiones sobre la gestión de calidad.
• Notifique a las partes interesadas sobre el resultado de las verificaciones y análisis sobre un documento.
• Administre los documentos digitalizaos como archivos controlados, siguiendo los requerimientos de gestión documental ISO 9001.

1. Ítems incluidos en la oferta

• 1 (un) Proceso:
  capdoc – Procesamiento Automático de Documentos
• 1 (un) Formulario:
  • capdoc_form – Formulario para la captura de datos
  • Todos los formularios incluyen los campos y tablas patrón para el almacenamiento de datos, con fórmulas lógicas para su carga, acorde al flujo del proceso.
• 3 (tres) Portales para acompañamiento
  • Portal para usuarios gestores.
  • Portal para analistas de documentos.
  • Portal de seguimiento para usuarios que han cargado o registrado documentos.
• 1 (una) categoría documental
• 1 (una) configuración de captura
• 1 (un) perfil de digitalización

2. Actividades a ejecutarse

• Implementación del proceso en ambiente de pruebas (si el cliente dispone de un entorno sandbox)
• Implementación del proceso en ambiente de producción
• Capacitación operacional sobre el proceso para hasta 15 (quince) personas

3. Premisas

• Poseer licencias y entorno activo en los componentes SE Workflow, SE Proceso, SE Formulario, SE Captura, SE Documento y SE Analytics
• Acceso remoto de alta velocidad (VPN o similar)
• Se solicitará acceso a una licencia con perfil Gestor para la ejecución de las actividades
• El ambiente debe encontrarse en la misma versión que el repositorio de SoftMiners al momento de la implementación
• Las alteraciones sobre la parametrización del proceso, formularios o paneles de análisis que sean solicitadas, tendrán un costo adicional que deberá ser abonado posteriormente

4. Restricciones

• La oferta no prevé la integración con otros sistemas, no obstante, en caso de ser necesario, se pueden presupuestar por separado;
• Esta oferta no prevé reportes de gestión específicos, pero estos pueden ser presupuestados por separado;
• Esta oferta está limitada a 32 horas de consultoría remota para capacitación en el uso del proceso y cambios que no superen esta carga de trabajo total;

5. Exclusiones específicas

• No se proporcionará capacitación completa de los componentes involucrados;
• No se ejecutará ninguna actividad que esté fuera del alcance previsto en el punto 2 – Actividades ejecutadas.

6. Informaciones adicionales

• La ejecución de esta oferta será de forma remota. Si la ejecución es presencial, los gastos de logística estarán a cargo del cliente;
• La oferta incluye una garantía estándar de 90 días, que asegura su pleno funcionamiento.