El procesamiento de documentos es una de las tareas que insume la mayor parte del tiempo de los empleados en una organización y que no agrega valor: Determinar e interpretar el contenido de todos los documentos que recibe una empresa es una tarea que puede llevar horas y en la cual existe una gran probabilidad de cometerse errores, al ser una actividad repetitiva y rutinaria.

De aquí que el procesamiento de documentos es una de las actividades con el mayor potencial de mejora. En la actualidad se ofrecen una gran variedad de herramientas que permiten mejorar la eficiencia del procesamiento de los documentos. En líneas generales, estas herramientas tienen la capacidad de clasificar los documentos, e identificar la información relevante para ofrecerla a los usuarios, reemplazando a las personas en las tareas de identificación y extracción de la información.

¿Cuáles son las limitaciones de las tecnologías actuales?

Si bien la efectividad de las herramientas actuales está probada en los documentos estructurados, esto es, aquellos donde la información siempre se encuentra en el mismo lugar, y la extensión es siempre la misma, la efectividad de estas herramientas disminuye severamente cuando estos documentos son semiestructurados, y ante documentos no estructurados no son efectivas. Además, para procesar documentos estructurados, es necesario proporcionar a estas herramientas información detallada sobre la estructura del documento y la ubicación específica de los datos dentro de cada tipo de documento. Por ejemplo, en el caso de las facturas, se debe especificar a la herramienta la estructura de cada tipo de factura que se recibe.

Para ilustrar este concepto: Si se tiene en cuenta que una empresa con 20 empleados puede recibir facturas de más de 100 proveedores diferentes, entonces se deberán proporcionar las 100 estructuras de las facturas de estos proveedores. Esto implica que la herramienta requiere una supervisión continua para asegurar que las estructuras de documento definidas para cada proveedor sean correctas.

¿Qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos?

El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es una tecnología avanzada que integra Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático (Machine Learning) para automatizar la gestión y procesamiento de documentos en las organizaciones. IDP facilita la captura de datos en diversos formatos, clasifica automáticamente los documentos en categorías pertinentes y extrae información clave, como fechas, valores y cifras, con alta precisión y eficiencia.

SoftExpert IDP es una solución completa que ayuda a las organizaciones a procesar grandes cantidades de documentos no estructurados como facturas, contratos, recibos, y más, acelerando el proceso de digitalización de dichos documentos. La integración entre las herramientas IDP y SoftExpert Suite ofrece una automatización inteligente de flujos de trabajo, aumentando la eficacia de los procesos de la organización.

¿Cómo funciona el procesamiento en SoftExpert IDP?

1. CAPTURA DE DOCUMENTOS: El proceso comienza con la captura de documentos de diversas fuentes.
2. CLASIFICACIÓN INTELIGENTE: Utilizando algoritmos de aprendizaje automático, SoftExpert IDP clasifica automáticamente los documentos en categorías relevantes, como contratos, facturas y formularios, entre otros.
3. EXTRACCIÓN DE DATOS: La solución extrae información crítica de los documentos, como fechas, valores, nombres y números de identificación, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.
4. VALIDACIÓN Y VERIFICACIÓN: Los datos extraídos se validan y verifican para garantizar su exactitud e integridad.
5. INTEGRACIÓN CON SISTEMAS: Los datos se integran fácilmente en los sistemas empresariales, proporcionando una transferencia de información fluida y en tiempo real.

¿Cuáles son las ventajas de SoftExpert IDP respecto a las herramientas tradicionales?

• Captura de Datos en Diversos Formatos: IDP puede capturar datos desde archivos adjuntos de correo electrónico, documentos escaneados, imágenes desde dispositivos móviles, entre otros.
• Extracción de Información Clave: La tecnología extrae datos importantes como fechas, valores y cifras mediante el uso de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres) y códigos de barras.
• Clasificación Automática de Documentos: IDP clasifica automáticamente los documentos en categorías relevantes, identificándolos visualmente sin necesidad de intervención humana y organizándolos por lotes o códigos de barras.
• Accesibilidad Basada en la Web: Los usuarios pueden acceder al software desde cualquier navegador o dispositivo, incluyendo aplicaciones móviles, sin necesidad de instalación local.
• Interfaz de Usuario Intuitiva: La interfaz fácil de usar minimiza los costos de capacitación y permite una integración sencilla con aplicaciones y flujos de trabajo existentes.

En resumen, SoftExpert IDP ofrece una solución más eficiente y precisa para el procesamiento de documentos, superando las limitaciones de las herramientas tradicionales. Si desea conocer más acerca de SoftExpert y sus soluciones, no dude en contactarse con nuestros especialistas.